Grdr Migration-Citoyennete-Developpement
Les migrations, une ressource durable pour des territoires solidaires
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Responsable administratif et logistique du Grdr en Mauritanie (jusqu’au 31 janvier 2019)

LOCALISATION : Nouakchott avec missions dans le Gorgol et le Guidimakha. Ponctuellement en sous-rgion
PAYS DAFFECTATION : Mauritanie

Contexte

Le Grdr est une association internationale de solidarit de droit franais qui intervient en en Europe et en Afrique de lOuest (territoires daccueil et de vie et territoire dorigine des travailleurs migrants) sur la base du triptyque : migrations - citoyennet dveloppement.

Les actions du Grdr en Mauritanie sont mises en uvre dans les rgions du Gorgol et du Guidimakha ainsi qu Nouakchott. Par le biais de partenariat, le Grdr intervient dans les rgions limitrophes (Assaba). Il peut sagir dactions localises soit dans une rgion donne, soit lchelle de plusieurs rgions de la Mauritanie, soit lchelle sous rgionale (Mali, Mauritanie, Sngal, Sahel).

Le Grdr en Mauritanie est compose de 3 cellules : Nouakchott, Kadi (Rgion du Gorgol) et Slibaby (Rgion du Guidimakha).

Chaque Cellule met en uvre plusieurs projets et anime des projets transversaux. Le bureau de Nouakchott coordonne les 3 cellules (RH, logistique, programme, finances) et assure la reprsentation institutionnelle.
Les projets en Mauritanie sarticulent autour des domaines suivants :
Citoyennet et dveloppement local
Scurit alimentaire, agriculture familiale et lutte contre le changement climatique
Eau et Assainissement
Migration et Dveloppement

Le Grdr en Mauritanie dispose actuellement de 30 salaris, 3 bureaux fonctionnels (Nouakchott, Kadi et Slibaby), 8 vhicules de terrains et 5 motos. Le secrtariat et la comptabilit sont assurs par 1 secrtaire/comptable dans chaque cellule. Un assistant logisticien/coursier appui la logistique actuellement.

En 2019, compte tenu de laugmentation de son activit la coordination Nouakchott recrute un responsable administratif et logistique.

Fonctions

Sous lautorit du/de la Coordinatrice Pays, bas.e Nouakchott avec des voyages ponctuels dans le Gorgol et le Guiduimakha, le responsable administratif et logistique devra assurer un fonctionnement optimal des services administratifs et logistiques, et une gestion efficace des moyens humains et matriels dans le respect des procdures du Grdr et des rgles des bailleurs de fonds, afin de participer la bonne mise en uvre des projets. Il exercera ses fonctions dans un esprit constant de renforcement des capacits des quipes nationales.

Responsabilits :

A. Supervision de la gestion administrative, notamment des RH nationales
B. Supervision de la gestion logistique
C. Supervision/Encadrement/Formation/Renforcement des capacits des quipes en charge de la gestion administrative et logistique

Tches :

A. Supervision de la gestion administrative, notamment contractuelle et RH

Il/elle aura la responsabilit du fonctionnement administratif du Grdr en Mauritanie, de la conformit des procdures avec les standards Grdr et bailleurs et en conformit avec les lois mauritaniennes. Veiller leur application effective
Il supervise le classement et larchivage de lensemble des documents administratifs de projet et comptable
Ngocie, labore, gre et suit les contrats (baux, contrats fournisseurs de biens, de services et de travaux, etc.)
il/elle dveloppe et assure le suivi et le respect des stratgies et des procdures en matire de gestion des RH nationales en conformit avec les lois du travail mauritaniennes
Constitue le relais du service des RH internationales du sige sur le terrain pour la gestion administrative des expatris (conges, arrt maladie, etc..)
Sassure que les RH internationales sont en conformit avec les lois mauritaniennes notamment au niveau des procdures de sjour, effectue le suivi du renouvellement des titres de sjour et des permis de travail
Encadre les processus de recrutement, formation et valuation des salaris, en lien avec les superviseurs concerns, pour lensemble des programmes mis en uvre (rdaction/validation des profils de postes, organisation des tests et entretiens de recrutement, dvaluation, tablissement dune politique de formation)
Supervise la gestion administrative et contractuelle du personnel national (contrats, fiches de poste, plans daction individuels, suivi des congs pays, frais mdicaux, valuations, )
Participe lintgration de tout nouveau salari, et sassure en particulier que les procdures, administratives, RH, logistiques (notamment utilisation des moyens de communication et de transport) et financires, sont expliques et comprises ;
Assure une veille sociale et lgale en Mauritanie et gre les aspects lgaux/juridiques en collaboration avec la coordinatrice

B. Supervision de la gestion logistique en Mauritanie

Il/elle sera responsable de coordonner la planification et la mise en uvre des activits logistiques. Il/elle est le garant du respect des procdures et des chances logistiques au sein du Grdr en Mauritanie.
Il/elle assure les dossiers de consultations et de mise en concurrence des fournisseurs et entreprises dans le respect des rgles Grdr et des bailleurs de fonds concerns en matire dachats ;
Assure la bonne rception, le contrle qualitatif et quantitatif des livraisons et, si besoin, leurs entres au stock.
Coordonne l’utilisation et planifie les affectations des vhicules de la dlgation et en supervise la gestion et la maintenance/rparation
Supervise et assure la bonne gestion physique et administrative des stocks
Planifie, supervise et organise les activits de transport domestiques (en Mauritanie) et internationales (en provenance et destination de la Mauritanie, y compris les procdures dimportation et dexportation associes) et sassure de la conformit des documents ncessaires ces activits de transport
Supervise le bon fonctionnement des quipements informatiques et de communication des cellules en lien avec le prestataire
Participe aux valuations en vue du dveloppement de lactivit du Grdr
Effectue une veille scuritaire oprationnelle lors des diffrents mouvements de vhicules, se tient inform et retransmet la Coordinatrice toute information pouvant engager la scurit de la mission sur le territoire Mauritanien
Appuie la Coordinatrice sur le suivi, la mise en uvre, et le cas chant la mise jour, du plan de scurit

C. Pilotage et Reporting interne et externe

Il/elle sera en charge du reporting interne (Grdr) et externe (bailleurs de fonds, partenaires et autorits locales) concernant les questions administratives, RH et logistiques.
Est responsable du reporting mensuel auprs de la Coordination sur les diffrents aspects de gestion sous sa responsabilit (RH, logistique, procdures, organisation) ;
Produit les parties relatives aux aspects administratifs, logistiques des rapports internes et externes (partenaires, autorits, bailleurs) ;
Participe aux runions internes de pilotage des projets, en produisant les suivis requis,
Assure le suivi avec les partenaires notamment sur les aspects logistiques et contractuels ;
Tient la Coordinatrice pays rgulirement inform.e des dossiers administratifs, RH et logistiques en cours et prvus
Assure le bon archivage les dossiers et leur remonte vers le sige.

D. Recrutement, encadrement et renforcement des capacits de l quipe administrative et logistique

Il/elle sera responsable dencadrer fonctionnellement les quipes nationales en charge de ladministration et de la logistique et de poursuivre la mise en place doutils et procdures, en conformit avec les procdures des bailleurs, avec lobjectif constant de renforcer les comptences du personnel national.
Recrute (mise en concurrence transparente), encadre et supervise le personnel responsable de ladministration et de la logistique (secrtaire/comptable, assistant logisticien/coursier, chauffeurs)
Etablit et assure la mise en uvre du plan de formation (y compris formation continue) des quipes administrative et logistique sur la base de lvaluation des besoins ;
Etablit, suit et met jour les Plans dActions Individuels (PAI) des employ.e.s des quipes administrative et logistique sur la base dvaluations rgulires du travail accompli et accomplir, des comptences professionnelles et les qualits humaines ;
Dveloppe les outils de gestion et de planification ncessaires pour lamlioration des processus administratifs et logistiques ;
Dfinit les outils et procdures administratives et logistiques ainsi que les modalits et chances de reporting mettre en uvre dans le cadre des partenariats internes et externes
Travaille au transfert des comptences et des responsabilits et lautonomisation des quipes sous sa supervision ;
Apporte un appui aux quipes concernant la priorisation des tches et llaboration de plans de travail ;

Cette liste nest pas exhaustive et lemploy pourra tre amen effectuer dautres tches selon les besoins des projets.

Liens hirarchiques

Il/elle travaille sous la responsabilit de la Coordinatrice du Grdr en Mauritanie.
Il/elle est responsable de lquipe admin/log Nouakchott (compose dun assistant logisticien/coursier et dune secrtaire comptable) et supervise les secrtaires/comptables Kaedi et Slibaby sur les taches administratives et logistique

Liens fonctionnels

Collabore avec le gestionnaire du Grdr Nouakchott, les quipes techniques et les coordinations Kaedi et Slibaby

Elments de profil :

Formation : administrative et/ou Logistique au niveau universitaire, 5+ ans dexprience terrain dans ces fonctions
Exprience comme responsable administratif et logistique (humanitaire)
Leadership et dynamisme - Autonomie et sens de linitiative
Bonne connaissance de la gestion logistique humanitaire
Excellentes capacits de planification, sens des priorits
Capacit daccompagner une quipe et de renforcer ses comptences
Capacit de travailler en quipe et de se coordonner avec les autres cellules
Bonne capacit relationnelle
Bonne capacit rdactionnelle
Bon esprit danalyse et de synthse
Rigueur, flexibilit et capacit dadaptation
Trs bonne matrise de loutil informatique
Patient - Capacits dcoute
Langue franaise (larabe est un atout)
Permis de conduire

Conditions du poste

Contrat dure indtermin de droit ouest africain, maghrbin (Mali, Mauritanie, Sngal, Guine-Bissau, Guine, Cte dIvoire, Algrie, Tunisie) ou europen

Pour candidater

Adresser un CV et une lettre de motivation, avec au moins deux rfrences, ladresse suivante avant le 31 janvier 2019 : mauritanie@grdr.org
Prise de fonction prvue souhaite au plus tt.


Agenda du Grdr
17
novembre
Projections-débats
10
septembre
Transition urbaine dans le bassin du fleuve Sénégal (Kaédi, Bakel) : quel rôle pour la diaspora ?
31
août
Evènement de clôture du projet WISE (Women Integration through Social Entreprise)
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