Grdr Migration-Citoyennete-Developpement
Les migrations, une ressource durable pour des territoires solidaires
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Responsable administratif et logistique du Grdr en Mauritanie (jusqu’au 31 janvier 2019)

LOCALISATION : Nouakchott avec missions dans le Gorgol et le Guidimakha. Ponctuellement en sous-région
PAYS D’AFFECTATION : Mauritanie

Contexte

Le Grdr est une association internationale de solidarité de droit français qui intervient en en Europe et en Afrique de l’Ouest (territoires d’accueil et de vie et territoire d’origine des travailleurs migrants) sur la base du triptyque : migrations - citoyenneté – développement.

Les actions du Grdr en Mauritanie sont mises en œuvre dans les régions du Gorgol et du Guidimakha ainsi qu’à Nouakchott. Par le biais de partenariat, le Grdr intervient dans les régions limitrophes (Assaba). Il peut s’agir d’actions localisées soit dans une région donnée, soit à l’échelle de plusieurs régions de la Mauritanie, soit à l’échelle sous régionale (Mali, Mauritanie, Sénégal, Sahel).

Le Grdr en Mauritanie est composée de 3 cellules : à Nouakchott, à Kaédi (Région du Gorgol) et à Sélibaby (Région du Guidimakha).

Chaque Cellule met en œuvre plusieurs projets et anime des projets transversaux. Le bureau de Nouakchott coordonne les 3 cellules (RH, logistique, programme, finances) et assure la représentation institutionnelle.
Les projets en Mauritanie s’articulent autour des domaines suivants :
• Citoyenneté et développement local
• Sécurité alimentaire, agriculture familiale et lutte contre le changement climatique
• Eau et Assainissement
• Migration et Développement

Le Grdr en Mauritanie dispose actuellement de 30 salariés, 3 bureaux fonctionnels (Nouakchott, Kaédi et Sélibaby), 8 véhicules de terrains et 5 motos. Le secrétariat et la comptabilité sont assurés par 1 secrétaire/comptable dans chaque cellule. Un assistant logisticien/coursier appui la logistique actuellement.

En 2019, compte tenu de l’augmentation de son activité la coordination à Nouakchott recrute un responsable administratif et logistique.

Fonctions

Sous l’autorité du/de la Coordinatrice Pays, basé.e à Nouakchott avec des voyages ponctuels dans le Gorgol et le Guiduimakha, le responsable administratif et logistique devra assurer un fonctionnement optimal des services administratifs et logistiques, et une gestion efficace des moyens humains et matériels dans le respect des procédures du Grdr et des règles des bailleurs de fonds, afin de participer à la bonne mise en œuvre des projets. Il exercera ses fonctions dans un esprit constant de renforcement des capacités des équipes nationales.

Responsabilités :

A. Supervision de la gestion administrative, notamment des RH nationales
B. Supervision de la gestion logistique
C. Supervision/Encadrement/Formation/Renforcement des capacités des équipes en charge de la gestion administrative et logistique

Tâches :

A. Supervision de la gestion administrative, notamment contractuelle et RH

Il/elle aura la responsabilité du fonctionnement administratif du Grdr en Mauritanie, de la conformité des procédures avec les standards Grdr et bailleurs et en conformité avec les lois mauritaniennes. Veiller à leur application effective
• Il supervise le classement et l’archivage de l’ensemble des documents administratifs de projet et comptable
• Négocie, élabore, gère et suit les contrats (baux, contrats fournisseurs de biens, de services et de travaux, etc.)
• il/elle développe et assure le suivi et le respect des stratégies et des procédures en matière de gestion des RH nationales en conformité avec les lois du travail mauritaniennes
• Constitue le relais du service des RH internationales du siège sur le terrain pour la gestion administrative des expatriés (conges, arrêt maladie, etc..)
• S’assure que les RH internationales sont en conformité avec les lois mauritaniennes notamment au niveau des procédures de séjour, effectue le suivi du renouvellement des titres de séjour et des permis de travail
• Encadre les processus de recrutement, formation et évaluation des salariés, en lien avec les superviseurs concernés, pour l’ensemble des programmes mis en œuvre (rédaction/validation des profils de postes, organisation des tests et entretiens de recrutement, d’évaluation, établissement d’une politique de formation)
• Supervise la gestion administrative et contractuelle du personnel national (contrats, fiches de poste, plans d’action individuels, suivi des congés payés, frais médicaux, évaluations, …)
• Participe à l’intégration de tout nouveau salarié, et s’assure en particulier que les procédures, administratives, RH, logistiques (notamment utilisation des moyens de communication et de transport) et financières, sont expliquées et comprises ;
• Assure une veille sociale et légale en Mauritanie et gère les aspects légaux/juridiques en collaboration avec la coordinatrice

B. Supervision de la gestion logistique en Mauritanie

Il/elle sera responsable de coordonner la planification et la mise en œuvre des activités logistiques. Il/elle est le garant du respect des procédures et des échéances logistiques au sein du Grdr en Mauritanie.
• Il/elle assure les dossiers de consultations et de mise en concurrence des fournisseurs et entreprises dans le respect des règles Grdr et des bailleurs de fonds concernés en matière d’achats ;
• Assure la bonne réception, le contrôle qualitatif et quantitatif des livraisons et, si besoin, leurs entrées au stock.
• Coordonne l’utilisation et planifie les affectations des véhicules de la délégation et en supervise la gestion et la maintenance/réparation
• Supervise et assure la bonne gestion physique et administrative des stocks
• Planifie, supervise et organise les activités de transport domestiques (en Mauritanie) et internationales (en provenance et à destination de la Mauritanie, y compris les procédures d’importation et d’exportation associées) et s’assure de la conformité des documents nécessaires à ces activités de transport
• Supervise le bon fonctionnement des équipements informatiques et de communication des cellules en lien avec le prestataire
• Participe aux évaluations en vue du développement de l’activité du Grdr
• Effectue une veille sécuritaire opérationnelle lors des différents mouvements de véhicules, se tient informé et retransmet à la Coordinatrice toute information pouvant engager la sécurité de la mission sur le territoire Mauritanien
• Appuie la Coordinatrice sur le suivi, la mise en œuvre, et le cas échéant la mise à jour, du plan de sécurité

C. Pilotage et Reporting interne et externe

Il/elle sera en charge du reporting interne (Grdr) et externe (bailleurs de fonds, partenaires et autorités locales) concernant les questions administratives, RH et logistiques.
• Est responsable du reporting mensuel auprès de la Coordination sur les différents aspects de gestion sous sa responsabilité (RH, logistique, procédures, organisation…) ;
• Produit les parties relatives aux aspects administratifs, logistiques des rapports internes et externes (partenaires, autorités, bailleurs…) ;
• Participe aux réunions internes de pilotage des projets, en produisant les suivis requis,
• Assure le suivi avec les partenaires notamment sur les aspects logistiques et contractuels ;
• Tient la Coordinatrice pays régulièrement informé.e des dossiers administratifs, RH et logistiques en cours et prévus
• Assure le bon archivage les dossiers et leur remontée vers le siège.

D. Recrutement, encadrement et renforcement des capacités de l’ équipe administrative et logistique

Il/elle sera responsable d’encadrer fonctionnellement les équipes nationales en charge de l’administration et de la logistique et de poursuivre la mise en place d’outils et procédures, en conformité avec les procédures des bailleurs, avec l’objectif constant de renforcer les compétences du personnel national.
• Recrute (mise en concurrence transparente), encadre et supervise le personnel responsable de l’administration et de la logistique (secrétaire/comptable, assistant logisticien/coursier, chauffeurs)
• Etablit et assure la mise en œuvre du plan de formation (y compris formation continue) des équipes administrative et logistique sur la base de l’évaluation des besoins ;
• Etablit, suit et met à jour les Plans d’Actions Individuels (PAI) des employé.e.s des équipes administrative et logistique sur la base d’évaluations régulières du travail accompli et à accomplir, des compétences professionnelles et les qualités humaines ;
• Développe les outils de gestion et de planification nécessaires pour l’amélioration des processus administratifs et logistiques ;
• Définit les outils et procédures administratives et logistiques ainsi que les modalités et échéances de reporting à mettre en œuvre dans le cadre des partenariats internes et externes
• Travaille au transfert des compétences et des responsabilités et à l’autonomisation des équipes sous sa supervision ;
• Apporte un appui aux équipes concernant la priorisation des tâches et l’élaboration de plans de travail ;

Cette liste n’est pas exhaustive et l’employé pourra être amené à effectuer d’autres tâches selon les besoins des projets.

Liens hiérarchiques

• Il/elle travaille sous la responsabilité de la Coordinatrice du Grdr en Mauritanie.
• Il/elle est responsable de l’équipe admin/log à Nouakchott (composée d’un assistant logisticien/coursier et d’une secrétaire comptable) et supervise les secrétaires/comptables à Kaedi et Sélibaby sur les taches administratives et logistique

Liens fonctionnels

• Collabore avec le gestionnaire du Grdr à Nouakchott, les équipes techniques et les coordinations à Kaedi et à Sélibaby

Eléments de profil :

Formation : administrative et/ou Logistique au niveau universitaire, 5+ ans d’expérience terrain dans ces fonctions
• Expérience comme responsable administratif et logistique (humanitaire)
• Leadership et dynamisme - Autonomie et sens de l’initiative
• Bonne connaissance de la gestion logistique humanitaire
• Excellentes capacités de planification, sens des priorités
• Capacité d’accompagner une équipe et de renforcer ses compétences
• Capacité de travailler en équipe et de se coordonner avec les autres cellules
• Bonne capacité relationnelle
• Bonne capacité rédactionnelle
• Bon esprit d’analyse et de synthèse
• Rigueur, flexibilité et capacité d’adaptation
• Très bonne maîtrise de l’outil informatique
• Patient - Capacités d’écoute
• Langue française (l’arabe est un atout)
• Permis de conduire

Conditions du poste

Contrat à durée indéterminé de droit ouest africain, maghrébin (Mali, Mauritanie, Sénégal, Guinée-Bissau, Guinée, Côte d’Ivoire, Algérie, Tunisie) ou européen

Pour candidater

Adresser un CV et une lettre de motivation, avec au moins deux références, à l’adresse suivante avant le 31 janvier 2019 : mauritanie@grdr.org
Prise de fonction prévue souhaitée au plus tôt.


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